Příručka realizátora projektu

Příručka realizátora projektu ke stažení

Obsah:

I. Úvod – proč a o čem je Příručka

II. Co byste měli vědět o programu Make a Connection?

III. Komunikace s NROS

Tabulka důležitých kontaktů

IV. Monitoring projektů

V. Co vás čeká a nemine v 9.ročníku

Harmonogram programu

VI.Váš projekt aneb jak všechno zvládnout v několika krocích.

1. Smlouva s velkým S

2. Změny v projektu

3. Jak založit virtuální uživatelské konto a jak používat

• Kalendář akcí
• Přehled čerpání
• Nedostatky

4. Finanční vedení projektu čili hospodaření

5. Závěrečná zpráva

6. Vrácení přebytku z grantu

7. Majetek pořízený z grantu

VII. Propagace a komunikace o programu

VIII. Školení

IX. Partnerství týmu s místními subjekty

X. Absolventi programu

Závěrečná setkání absolventů ročníku

Klub Alumnik

XI. Přílohy

PR Make a Connection

list_na_doklady.doc
list_na_doklady.doc

 Smlouva o službu/dílo

Prohlášení o spolupráci

Darovací smlouva

I. Úvod – proč a o čem je Příručka

Získaný grant jste v týmu už asi oslavili a nyní je před vámi další část projektu .

V uplynulé, nedávné době jste prošli velmi důležitou částí projektové práce - promysleli a sepsali jste smysluplný projekt, který získal zájem hodnotících komisí. Naplánovali a doladili jste financování i konkrétní kroky realizace projektu. Dali jste tím najevo, že jste tým, který by měl být schopný uvést v život záměr, který stojí za to!

Peníze tedy máte a teď už vám „jen“ zbývá svůj nápad proměnit ve skutečnost. Abychom vám realizaci projektu ulehčili, připravili jsme pro vás následující Příručku.

Pokusíme se v ní detailně popsat kroky, které vás v průběhu projektu čekají, zejména ve vztahu k NROS. Základním závazným dokumentem pro vás je Smlouva, kterou podepsal Hlavní zástupce vašeho projektu. Jako každá smlouva je psána stručně a věcně. Příručka se pokusí jednotlivé body Smlouvy „zlidštit“ a třeba přidat i něco praktického navíc.

 [zpět]

II. Co byste měli vědět o programu Make a Connection? 

Make a Connection-Připoj se je program pro :

• mladé lidi ve věku od 16 do 26 let
• osoby, které žijí v České republice
• ty, kteří mají dobré nápady a chuť udělat něco pro ostatní
• dobrovolníky, kteří organizují obecně prospěšné aktivity v komunitě, v níž sami žijí.

Make a Connection – Připoj se umožňuje :

• mladým lidem žádat o malé granty na projekty, které si sami vymyslí a poté také sami realizují
• získat nové zkušenosti a osvojit si důležité životní dovednosti; osvojit se věci, které se běžně nenaučí ve škole (neformální vzdělávání)

Struktura a vztahy v rámci programu Make a Connection/Připoj se :

 tabulka 1.doc

Kde se vzal program Make a Connection – Připoj se?

Program Make a Connection – Připoj se je součástí společné celosvětové iniciativy na podporu mladých lidí, kterou společně zaštituje společnost NOKIA a nadace International Youth Foundation (IYF) .

Kde všude je program Make a Connection (Připoj se) realizován?

Od založení IYF v roce 2000 již program pomohl stovkám tisíc mladých lidí po celém světě. V každé zemi je přitom zaměřen na místní problémy a potřeby – ve střední Evropě (Česká republika, Polsko, Maďarsko, Rusko) je to právě podpora dobrovolnictví mladých lidí a podpora jejich „komunitních projektů“.

A jak je to v Čechách?

V České republice program probíhá již od roku 2002 pod názvem Make a Connection – Připoj se!. Jeho realizaci na národní úrovni zajišťuje Nadace rozvoje občanské společnosti (NROS) ve spolupráci s pobočkou firmy NOKIA v ČR.

Program od roku 2008 funguje v celé ČR. Aby byl blíže potřebám lidí v různých částech České republiky, jsou aktivity a řízení programu Make a Connection – Připoj se rozděleny do sedmi regionálních celků (tzv. NUTS2). Na této regionální úrovni probíhá hodnocení projektů, školení pro podpořené projekty, závěrečná slavnostní setkání a další absolventské aktivity.

Přehled regionů:

JV-Jihovýchod, JZ-Jihozápad, OS- Ostravsko, PSČ-Praha a Střední Čechy, SM- Střední Morava, SV- Severovýchod, SZ- Severozápad

tabulka2.doc

Absolventi Asistenti (AA)

Asistenti jsou absolventi úspěšných projektů programu Make a Connection v minulých ročnících. Aktivně spolupracují s NROS. Jejich nezastupitelnou funkcí je provádění tzv. monitoringů projektů v regionech. Je velmi pravděpodobné, že se někteří z Asistentů přijedou podívat na nějakou z Vašich akcí. Nejedná se zdaleka jen o kontrolu, mohou Vám také poradit, pomoci nebo vás podpořit ve vašich aktivitách.

Klub Alumnik

Klub Alumnik je neformální a nezávislé sdružení absolventů programu v České republice (více viz. kap. X ), kteří spolupracují s NROS při zajišťování programu Make a Connection/ Připoj se v regionech. V podstatě to funguje tak, že Absolvent Asistent je nebo má možnost stát se členem klubu Alumnik, není to však podmínkou.

[zpět]

III. Komunikace s NROS

Během realizačního období budete jednak dělat vše, co jste si v rámci projektu naplánovali a budete také v častém kontaktu s námi – s NROS a Absolventy Asistenty.

NROS je tu od toho, aby vám s realizací vašich projektů pomáhala. Aby to mohla dělat co nejlépe a nejefektivněji, musí ale mezi námi fungovat dobrá a pravidelná komunikace.

Základní pravidla komunikace zní:

Nejčastěji nás budete potřebovat v těchto oblastech:

• konzultace k projektům – obraťte se na nás KDYKOLIV budete mít pocit, že si s něčím nevíte rady
• finance – pomoc s nejasnostmi či chybami v rozpočtu a s čerpáním finančních prostředků projektu, vyplácení splátek
• aktuální informace o dění ve vašem projektu – přehled čerpání finančních prostředků, přehled plánovaných akcí

Nezapomeňte, že pravidla vzájemné spolupráce a komunikace jsou také určena naší Smlouvou!

Pamatujte, že …

Tabulka důležitých kontaktů :

[zpět]

IV. Monitoring projektů

NROS průběžně provádí tzv. monitoring, projektů. Jde o kontrolu průběhu vašeho projektu. Dárce (NOKIA) peněz chce mít totiž jistotu, že s jeho darem nakládáte smysluplně a podle projektové žádosti. NROS dárci ručí za hru podle smluvních pravidel a podává povinné zprávy o všech projektech.

Definice:

Monitoring znamená, že vás přijede navštívit někdo ze zaměstnanců programu Make a Connection/Připoj se nebo z řad Absolventů Asistentů a provede společně s vámi kontrolu průběhu projektu.

Monitoring provádíme především formou návštěv v místě realizace projektů. Výjimečně provádíme tzv. monitorovací telefonní hovor.

Cílem monitorovací návštěvy je např.zjistit zda:

• projektový tým dodržuje stanovený harmonogram projektu a jeho rozpočet
• projektový tým vzájemně dobře spolupracuje, zvládá vnitřní komunikaci v týmu aj.
• o své činnosti i o programu Make a Connection/Připoj se dobře informujete veřejnost
• je program opravdu prospěšný okolní komunitě, apod. …

Monitorovací návštěva je důležitá i pro vzájemnou komunikaci NROS a vašeho projektového týmu. Rádi se setkáme s vaším realizačním týmem, podpoříme vás a poradíme, jak odstranit případné nedostatky.

[zpět]

V. Co vás čeká a nemine v 9.ročníku

V této kapitole najdete přehledný časový harmonogram toho, co všechno se dělo, děje nebo bude dít v letošním  9. ročníku programu Make a Connection, ve kterém jste získali grant. Nejprve si zkontrolujte, jaké je přesné časové rozpětí vašeho projektu. Toto období je realizační období vašeho projektu.

• Pro připomenutí :

Možná jste museli před podpisem smlouvy opravit rozpočet, zkrátit nebo vypustit některé položky. Rozhodli o tom nezávislí hodnotitelé, kteří v rámci procesu výběru projektů zasedli v regionálních komisích. Tento opravený rozpočet je pro váš nyní aktuální a závazný, musíte se jím řídit.

Co je již za námi a co nás čeká:

Co je před námi...

Tip:

Doporučujeme vám si některá důležitá data rovnou zaznamenat do diáře. Můžete si je také odškrtávat v následující tabulce „Co je před námi“. To abyste na to důležité při realizaci projektu nezapomněli. Ušetříte tím sobě i nám spoustu starostí.

 [zpět]

VI.Váš projekt aneb jak všechno zvládnout v několika krocích. 

1. Smlouva s velkým S

Podpisem Smlouvy o udělení nadačního příspěvku se zavazujete k souboru pravidel a povinností, které musíte vůči NROS plnit. Je to první krok, který v rámci realizace vašeho projektu uděláte. Smlouvu vám zašle NROS v  květnu 2010 po vyhlášení výsledků grantové soutěže a vy ji podepsanou vrátíte zpět do NROS. Tímto aktem začíná náš vzájemný smluvní vztah.

Pozor:

Nezapomeňte, že nedílnou součástí Smlouvy o udělení nadačního příspěvku je také váš projekt a všechny přílohy Smlouvy. Příloha 1 znamená text vašeho projektu, který je závaznou součástí Smlouvy.

Projekt je popis toho, na co získáváte peníze, které jsou vám po podpisu Smlouvy přiděleny. Ujistěte se, že projekt má v příloze Smlouvy aktuální rozpočet.

Podpisem jakékoliv smlouvy, tedy i té naší, dávají smluvní strany najevo, že se smlouvou souhlasí a budou se jí za všech okolností řídit. Je třeba si smlouvu pozorně prečíst, ujasnit si vše nesrozumitelné, tak abyste pravidla ve smlouvě dobře znali!!!

Pokud je cokoli ze smlouvy porušeno, smluvní partner má právo od smlouvy odstoupit. Znamená to například, že pokud nedodržíte pravidla určená smlouvou, NROS může od smlouvy odstoupit. Pro vás by to znamenalo povinnost v určeném čase vrátit všechny peníze z nadačního příspěvku (příp. jejich část určenou NROS). Neplnění Smlouvy ohrožuje průběh projektu, ale také dobrou pověst vašeho týmu a též důvěru lidí, kteří projekt doporučili.

Je jasné, že někdy mohou nastat situace, kdy prostě něco nezvládneme, tak jak bychom chtěli. Všechny problémy však mají své řešení!

Tip:

V případě, že nastane problémová situace a vy z nějakého důvodu nemůžete dostát požadavkům Smlouvy, IHNED kontaktujte NROS!

Pochybení či nenadálý problém ještě neznamená úplný „průšvih“. V NROS o něm ale musíme vždy vědět, abychom společně problémovou situaci mohli vyřešit. Určitě budete souhlasit, že nemá smysl poškodit dobrý projekt, ale je třeba dodržovat smluvní pravidla, podle kterých byly finanční prostředky přiděleny.

2. Změny v projektu

Každý projekt se vyvíjí a snad nikdy se ještě nestalo, že by se nějaký projekt zrealizoval do puntíku a úplně tak, jak byl předem naplánován. Je pravděpodobné, že v průběhu realizace zjistíte, že z různých důvodů musíte trochu změnit plány – ať už Harmonogram anebo třeba Rozpočet. Nebo zjistíte, že původně plánovanou akci nestihnete v rámci realizačního období uspořádat a potřebujete termín konání posunout. To všechno výjimečně lze, ale musíte nám o tom dát včas vědět!

Typy změn

• Změny v rozpočtu:

V průběhu realizace projektů zjistíte, že některé položky úplně nevyčerpáte a v jiné vám zase potřebné prostředky chybí. Můžete tedy využít zbývající prostředky z jedné položky na položku jinou.

Pozor!!! Celkovou přidělenou částku však nesmíte překročit!!!

Příklad: V rozpočtu máte položku Občerstvení 2 000 Kč a položku Nájemné 3 000 Kč. V položce Občerstvení ušetříte 500 korun, které vám však chybí v položce Nájemné. K položce Nájemné tedy dodáte potřebné doklady ve výši 3 500 korun a k položce Občerstvení dodáte doklady v celkové hodnotě 1 500. O této změně nemusíte NROS informovat!!! My si vedeme evidenci toho, z jakých položek a kolik čerpáte, po skončení projektu vás budeme informovat, zda jste měli rozpočet nastaven správně (položky jste příliš nepřekračovali) nebo jste prováděli změny většího rozsahu.

Také berte na vědomí: V případě, že změny v rozpočtu budou opravdu veliké a závažné, mohou tak narušit věcnou realizaci projektu podle uzavřené Smlouvy, budeme po vás požadovat vysvětlení. Pokud provedené změny dostatečně neodůvodníte, bude po vás NROS chtít navrácení části nadačního příspěvku nebo dokonce jeho celou výši!

Pozor!!! Daný rozpočet a jednotlivé položky se snažte dodržovat!!! V rámci realizace svého projektu můžete mírně přečerpat jednotlivé položky vašeho rozpočtu, nesmí to však narušit věcnou stránku projektu!!!!

• Změny harmonogramu:

Drobné změny v harmonogramu oznámíte písemně NROS (mailem asistentce programu). Jedná se například o změny termínů plánovaných akcí v časovém rozsahu více jak jeden měsíc.

O změnách v rámci jednoho měsíce nemusíte NROS informovat, přesné datum a čas vyplníte v pravidelném měsíčním přehledu akcí ve svém projektovém uživatelském kontě.

Ve výjimečném případě můžete požádat o prodloužení realizace projektu. O tuto změnu žádáte písemně NROS (mailem) nejméně 14 dní před uskutečněním změny.

Pokud projekt ukončíte předčasně nebo ho nebudete realizovat vůbec, vyrozumíte o tom NROS písemně.

• Změny členů týmu:

Pokud chcete do týmu přibrat někoho nového, samozřejmě je to možné. O této změně informujte NROS písemně (mailem), vždy uveďte celé jméno nového člena, místo školy/zaměstnavatele, jeho adresu, datum narození, email a telefon.

• Ostatní změny:

O ostatních změnách (př. prodloužení termínu odevzdání Závěrečné zprávy) informujte písemně (mailem) NROS. 

3. Jak založit virtuální uživatelské konto a jak ho používat

Administrace téměř 140 projektů přijatých v 89 ročníku programu je pro NROS náročná. Abychom zefektivnili naši práci a zjednodušili vaši, vytvořili jsme systém projektových uživatelských kont/účtů.

Ve smlouvě jste se dočetli, že je vaší povinností nás v měsíčním intervalu informovat o případných akcích, které na další měsíc plánujete a pravidelně vyplňovat přehled čerpání nadačního příspěvku za měsíc uplynulý.

Abychom měli přehled, jak se vaše činnost vyvíjí, je nutné nám oznamovat také skutečnost, že žádné akce neplánujete nebo jste žádné peníze z grantu nečerpali.

Toto vše nám budete sdělovat prostřednictvím virtuálního konta!!!

Odkaz naleznete na

www.pripojse.cz/realituji-projekt/Formulare/

V polovině května dostanete mail s instrukcemi, jak si své konto u nás založit. Mail bude obsahovat také vaše uživatelské jméno (číslo vaší smlouvy a projektu bez označení kraje) a heslo. Heslo si můžete posléze změnit.

Ve svém uživatelském kontě naleznete dva základní formuláře. Je to formulář Plánované akce a formulář Přehled čerpání. Zde budete každý měsíc vyplňovat a odesílat potřebné informace.

Pozor:

Každý měsíc vyplníte online formulář Kalendář akcí a Přehled čerpání!!!

Pozor:

Pokud na daný měsíc akce neplánujete nebo jste nečerpali z grantu, odešlete tuto informaci ze svého uživatelského účtu!!!

• Kalendář akcí a jejich plánování:

Akce doplňujete chronologicky vždy jednu po druhé. Pokud žádné akce na daný měsíc neplánujete, pouze to potvrdíte.

Pozor:

Je důležité, aby Hlavní zástupce projektového týmu vždy 20. den v měsíci v projektovém uživatelském účtu vyplnil online formulář Kalendář akcí, kde uvede všechny plánované akce na aktuální měsíc.

Pokud zapomenete formulář vyplnit, přijde vám na mail upomínka, že jste tak ještě neučinili. Na základě tohoto upozornění je nutné ve vašem uživatelském kontě co nejdříve dodat potřebné informace!

Pozor:

Akce vyplňujte jednu po druhé v chronologickém pořadí!

Pozor:

Do přehledu uvádějte všechny akce, které se uskuteční v rámci projektu! 

Pozornost věnujte také vyplnění informace, zda se jedná o akci určenou pro veřejnost. Pokud máte projekt zaměřen na uzavřenou skupinu lidí, počet účastníků akce je limitovaný, označte tuto akci jako neveřejnou. Je možné, že i na takovou akci se přijede podívat někdo z týmu Make a Connection (viz. IV. Monitoring projektů). Vždy vás však předem budeme informovat (telefonicky/mailem) a domluvíme detaily návštěvy.

Pozor:

Nezapomeňte rozlišit, zda se jedná o akci určenou pro veřejnost nebo ne!

Ze všech vámi reportovaných akcí se tak každý měsíc sestaví přehledná tabulka plánovaných akcí všech projektů v celé České republice tzv. Kalendář akcí. Tato tabulka bude přístupná na webu www.pripojse.cz. Nejen vy, ale i ostatní budou moci sledovat, co vše se aktuálně děje v programu Make a Connection. V případě zájmu se třeba můžete zajet na akci jiného týmu podívat.

Pozor:

Ukončení projektu, tj. všech aktivit podle Harmonogramu, je třeba asistentce MaC oznámit e-mailem! Poté již online formulář vyplňovat nemusíte.

Pokud se NROS včas nedozví, že už jste zrealizovali, co jste měli v plánu, budete od nás opakovaně dostávat upomínkové maily. Protože nejste jediný projekt v programu Make a Connection/Připoj se ušetříte včasným oznámením NROS čas i energii.

Tip:

Pro váš projekt je velmi důležité, abyste v týmu připravovali tiskové zprávy a rozesílali pozvánky na své akce.

Tyto propagační materiály také zasílejte do NROS k dalšímu zpracování, zveřejňujte je na webových stránkách, máte-li možnost. My vaše propagační materiály zveřejníme na Facebooku v účtu Připoj Se (pripojse@nros.cz).

• Přehled čerpání:

Do tohoto formuláře zaznamenáváte jednotlivé výdaje, které jste v rámci čerpání grantu provedli. Postupně tak vytváříte přehled čerpání výdaj po výdaji. K tomu samozřejmě řadíte pokladní doklady, které dané výdaje dokládají.

Pozor:

Doklady si pečlivě uschovejte! Před odesláním originálů dokladů do NROS si udělejte jejich kopie!!!

Výdaj vždy nese pořadové číslo položky (doklady postupně číslujte), datum (pokladního dokladu), název položky, ze které čerpáte (dle vašeho aktuálního rozpočtu), popis výdaje (co jste nakoupili) a částku (za kolik).

Nerozepisujte jednotlivé pořízené věci z dokladu! Pokud jste nakoupili například občerstvení, nerozepisujete rohlík po rohlíku, ale do popisu výdaje napíšete třeba „občerstevní na vernisáž“.

V podstatě je to tak, že jeden doklad znamená jeden výdaj v přehledu čerpání. Pokud máte několik různých položek na jednom dokladu, rozepíšete to do několika výdajů.

Příklad: Na jednom účtě mám částku za ubytování i stravu. V rozpočtu mám však dvě různé položky Ubytování a Strava. Částka v přehledu musí být rozepsána na dva jednotlivé výdaje.

Systém postupně sčítá vaše výdaje a ukazuje vám kolik procent z celkové výše vašeho grantu jste již použili. Po vyčerpání 50% vás na tuto skutečnost upozorní a vy jste povinni formulář přehledu čerpání vytisknou, podepsat (hlavní zástupce) a co nejdříve zaslat spolu s nalepenými originály dokladů na adresu NROS, Jelení 196/15, 118 00 Praha 1.

Pozor:

Systém vám oznámí vyčerpání 50% z celkové částky nadačního příspěvku!

Přehled čerpání v tištěné podobě musí podepsat hl. Zástupce projektu!

Formulář tisknete a zasíláte ještě jednou po ukončení čerpání grantu. Přiložíte zbylé doklady!

Jak vyplnit Přehled čerpání nadačního příspěvku v projektovém účtu- SOUHRN.

• V Přehledu jsou vyplněny všechny položky za již předložené měsíce.
• Ke každé vykazované položce se dokládá originál účetního dokladu, tj. doklad, který musíte dostat při každém pořízení majetku nebo služby.
• V případě, že nemáte v daném měsíci žádné výdaje, odešlete tuto informaci o nečerpání ze svého virtuálního projektového účtu.
• Přehled čerpání musí být v tištěné (tj. poštovní verzi) vždy podepsán Hlavním zástupcem projektu.
• Přehled čerpání vyplňujete až do okamžiku, kdy máte vyčerpané (utracené) prostředky, které jste získali na projekt nebo do oficiálního ukončení projektu.

• Nedostatky:

Ve chvíli, kdy obdržíme vytištěný přehled čerpání s doklady, účetní provede kontrolu. Pokud najde nějaké nepřesnosti či chybné doklady, napíše vám ke špatně vykázanému výdaji komentář jak to napravit.

Pozor:

Poté co od vás obdržíme originály dokladů a Přehled čerpání, provedeme kontrolu vyúčtování!

Vy jste povinni opravit všechny nesprávné doklady a poslat je na adresu NROS. Když je nedodáte, nebude vám výdaj uznán!

Pozor:

Případné nedostatky ve vyúčtování doplníme komentáři. Pokud nedodáte opravené doklady nebo opravený Přehled čerpání, nebude vám výdaj uznán!!!

V případě, že si nevíte rady nebo nerozumíte komentáři, odešlete dotaz. K tomuto účelu je u každého konkrétního komentáře v uživatelském kontě ikonka „Odpovědět“. 

4. Finanční vedení projektu čili hospodaření

Definice:

Kdo je odpovědný za finanční vedení projektu?

• Za projekt zodpovídá Hlavní zástupce projektu, který podepsal Smlouvu s Nadací rozvoje občanské společnosti (NROS).

Povinnosti Hlavního zástupce projektu

Hlavní zástupce projektu 1x měsíčně, vždy k 10. dni následujícího kalendářního měsíce (viz. tabulka str.9) vyplní online formulář Přehled čerpání nadačního příspěvku ve svém uživatelském účtu. Pokud jste za daný měsíc finanční prostředky nečerpali, zástupce projektu odklikne tuto informaci v uživatelském účtu. Toto slouží k tomu, abychom měli v NROS přehled o tom, zda čerpání finančních prostředků probíhá podle vašeho projektového harmonogramu.

Pozor:

Každý měsíc vyplňte online formulář Přehled čerpání!

Každý měsíc pravidelně a poctivě vyplňujte online formulář na webu. Musí tam být uvedeny všechny výdaje, které v rámci projektu provedete a které chcete proplatit ze svého přiděleného grantu!

Pozor:

Originály všech dokladů si pečlivě uschovávejte, vždy si dělejte kopie!

Online formulář Přehled čerpání je nastaven tak, aby vás informoval ve chvíli, kdy součet vašich dosavadních výdajů přesáhne 50% z celkové částky vašeho grantu. Jakmile tuto částku přesáhnete, nalepte doklady ve správném pořadí na List určený k lepení dokladů (ke stažení na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/Formulare/), vytiskněte formulář Přehled čerpání, podepište ho a spolu s originály dokladů ho odešlete na adresu NROS Jelení 196/15, 118 00 Praha 1, k rukám kontaktních osob programu Připoj se.

Pozor:

Ve chvíli kdy vyčerpáte 50% grantu, odešlete poštou vytištěný a podepsaný formulář Přehled čerpání spolu s originály dokladů do NROS!

Formulář:

• Vytiskněte
• Podepište (Hlavní zástupce!)
• Poštou odešlete (spolu s originály dokladů) na adresu NROS

Originály dokladů:

• Udělejte si kopie
• Ve správném pořadí nalepte na List k lepení výdajových dokladů (příloha č.1 a ke stažení na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/Formulare/ )
• Očíslujte (musí souhlasit s číslem výdaje z Přehledu čerpání)
• Poštou odešlete (spolu s Přehledem čerpání) na adresu NROS

Poté pokračujte ve vyplňování online formuláře na webu s měsíční frekvencí a pečlivě uschovávejte nové originály dokladů.

Pozor:

Po ukončení realizace vašeho projektu (nejpozději však do 10. ledna 2011) opět vytiskněte aktualizovaný formulář, podepište ho a spolu s nalepenými a očíslovanými originály dokladů ho zašlete do NROS!

• Vyplácení grantu

Pozor:

část grantu (80% z celkové částky) vám bude vyplacena do 14 dnů po podpisu smlouvy

část grantu (20%) vám bude vyplacena po skončení realizace projektu, ve chvíli kdy splníte všechny závazné povinnosti vůči NROS

Svůj projekt si budete muset částečně (20%) předfinancovat z vlastních zdrojů. V okamžiku kdy splníte všechny podmínky plynoucí ze Smlouvy (věcné naplnění projektu, správné čerpání grantu a jeho vyúčtování, účast člena týmu na obou kolech školení, dobrá komunikace s NROS, odevzdání Závěrečné zprávy…) vám bude zbylá částka vyplacena na váš účet.

Tip:

Pokud nemáte žádné rezervy, ze kterých byste mohli 20% projektu předfinancovat, zřiďte si studentský kontokorent!

Hlavní zásady finančního vedení projektu !!!

• finanční prostředky je nutné čerpat dle schváleného rozpočtu, které byly poskytnuty na základě Smlouvy, tj. co v rozpočtu nemám, nemohu kupovat za grantové peníze. A nebo – nelze svévolně měnit položku za položku, tj. „např. místo pastelek nemohu koupit míče“.
• je třeba průběžně kontrolovat čerpání finančních prostředků, tj. kolik se utratilo, kolik vám zbývá a zda čerpáte podle toho, co máte uvedeno ve schváleném rozpočtu.
• je povinné pravidelně zpracovávat Přehled čerpání nadačního příspěvku. Pokud jste daný měsíc nečerpali, pouze odkliknete informaci o nečerpání nadačního příspěvku.
• k ukončení projektu patří i zpracování Závěrečného Přehledu. Vzhledem k tomu, že budete Přehled připravovat průběžně, nebude Závěrečný Přehled žádnou katastrofou.
  

Tipy:

Průběžnou aktualizací Přehledu máte i vy přehled o toku grantových peněz v průběhu projektu!

Hlídejte si souběh harmonogramu (tj. kdy věci kupujete, kdy za službu platíte), rozpočtu (jaké věci kupujete, za co platíte) a dat na účetním dokladu (datum, typ položky)!

Realizační období projektů je od 1. června 2010 do 31. prosince 2010, budou vám uznány pouze výdaje, které jste provedli v rámci tohoto období. Doklady s datem před 1.6. 2010 a po 31.12. 2010 vám nebudou uznány!!!

Základní kroky při čerpání nadačního příspěvku

1.   Veškeré nákupy (výdaje) je nutné mít zdokumentovány, tj. při každém uskutečněném výdaji je nutné vyžádat si doklad o  zaplacení, včetně razítka obchodu (dodavatele poskytované služby). Razítko není nutné v případě, že na dokladu jsou již uvedeny údaje o prodejci (jméno firmy, prodejce, IČ…) - například doklady o zaplacení ze supermarketů.

2.   Dokladem, který prokazuje provedený výdaj, se rozumí:

• paragon,
  
• stvrzenka,
  
• pokladní doklad
• faktura (pouze pokud je to nezbytně nutné!),
  
• smlouva o dílo (pouze pokud je to nezbytně nutné!)- viz. Příloha č.2,
  
• smlouva o poskytnutí služby (pouze pokud je to nezbytně nutné!)- viz. Příloha č.2
  

3. Provedeným výdajem rozumíme např. nákup zboží v obchodě, přes internet, nákup služby (např. lektorská činnost, zvukař s aparaturou aj.), pronájem (sálu na koncert, prostoru pro setkávání dětské skupiny aj.) atd.

4.  Výdaj, nákup zboží či služby- vše se snažte platit hotově, je to preferovaný způsob plateb!!!

5.  Každá položka, kterou vykazujete v povinném „Přehledu čerpání nadačního příspěvku“, musí být podložena dokladem o pořízení (nákupu). Např. položka „pastelky“ koupené v papírnictví za hotové peníze je podložena paragonem, kde je napsán název položky (tj. „pastelky“) a cena položky (tj.např. „30,-Kč“).

Pozor:

Pozor na uvádění souhrných položek - např. "Papírenské zboží!"!!!

6.   VŠECHNY doklady je nutné nalepit na List k lepení výdajových dokladů, tj. nadepsaný arch papíru, který dostanete od NROS, k dispozici na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/financni-vedeni-projektu/ nebo jej máte jako přílohu č.1.

7.   U každého nalepeného dokladu je nutné uvést pořadové číslo totožné s údajem z Přehledu (vzorově vyplněné tabulky, správné i nesprávné doklady i způsob lepení a číslování k nahlédnutí na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/financni-vedeni-projektu/.

8.   Ke všem dokladům, které zasíláte NROS k vyúčtování, si udělejte kopii a založte si ji do své evidence. Kopie uchovávejte hlavně pro případ ztráty nebo nedoručení zásilky do NROS.

9.   Přehled čerpání nadačního příspěvku, včetně všech dokumentů k Přehledu, zasílejte vždy doporučeně.

Pozor:

Nakupovat (pořizovat) zboží/službu (uskutečňovat) je nutné dle schváleného rozpočtu a v souladu s plánovanými akcemi!

Např. nakupovat barvy pro děti na výtvarné odpoledne až po uskutečnění výtvarného odpoledne není možné a prakticky je to nesmysl.

• Cestovné

V rámci realizace projektu budete možná potřebovat proplatit cestovné. Pokud to není nezbytně nutné, při cestování použijte některou z forem hromadné dopravy a dodejte odpovídající jízdní doklady.

Pozor:

Cestovné lze proplatit pouze pokud na to máte v rozpočtu vyhrazenou speciální položku!

Možná však budete muset přemístit těžké věci nebo se dostat na nedostupná místa. V těchto výjimečných případech akceptujeme použití automobilu.

Takovým automobilem je myšlena taxislužba a dokladem o zaplacení taxislužby je doklad, který vám vystaví řidič taxíku.

Pozor:

Auto jako dopravní prostředek v rámci realizace vašeho projektu používejte jen ve výjimečných případech!!! 

V případě, že nevyužijete hromadnou dopravu nebo vozidlo taxislužby a použijete vozidlo někoho blízkého je nutné s řidičem podepsat Smlouvu o poskytnutí služby a právě touto službu je myšlena přeprava věcí či osob.

Návrh smlouvy o poskytnutí služby je ke stažení na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/financni-vedeni-projektu/ a je také Přílohu č.2 této Příručky.

Pozor:

My vám tedy neproplatíme benzín, ale službu, kterou pro vás někdo udělal.

Cena za poskytnutí této služby je smluvní. My vám na základě dodání podepsaného originálu uznáme částku, která bude ve smlouvě uvedena. Návrh smlouvy, který máte k dispozici, si upravte podle vašich potřeb. Vždy tam uveďte kolik kilometrů bylo ujeto, odkud kam, kdy a z jakého důvodu.

• Telefon

V rámci realizace projektu budete možná potřebovat proplatit telefon.

Pozor:

V rámci projektu se neproplácejí žádné telefonní účty, ale pouze výdaj na SIM kartu – tedy její nákup a stvrzenky za nakoupení dobíjecího kuponu.

• Faktury

Faktury v projektovém vyúčtování používejte v omezené míře. Většinou lze za dodané věci či službu zaplatit hotově při předání. Předejdete tím zbytečné komplikace a nejasnosti a proces vyúčtování grantu se vám i nám zjednoduší..

Pozor:

Preferovaný způsob platby je platba v hotovosti!!!

Pozor:

Fakturu si nechte vystavit pouze v případě, že nelze zboží či službu zaplatit hotově při předání!

Fakturu si vždy nechte vystavit na vaše jméno (hl. zástupce). Vy jste příjemce požadovaného zboží/služby. Fakturu nikdy nenechávejte vystavit na adresu NROS. Jedná se o oddělené účetnictví. Vaše náklady nejdou do účetnictví NROS!

Pozor:

NIKDY ve faktuře neuvádějte adresu NROS!!! Faktura vystavená na NROS vám nebude uznána!!!

• Smlouva o dílo/poskytnutí služby

Pokud nakupujete nějakou službu (přepravné materiálu nebo osob, vystoupení amatérské kapely…) nebo dílo (webdesign) od osoby, která nevlastní patřičný živnostenský list, můžete s ní uzavřít Smlouvu a poskytnutí služby nebo Smlouvu o dílo.

Návrhy smluv jsou Přílohou č.2 této příručky nebo si je můžete stáhnout na http://www.pripojse.cz/realizuji-projekt/financni-vedeni-projektu/.

Tip:

Ve výjimečných případech můžete uzavřít Smlouvu o dílo nebo Smlouvu o poskytnutí služby!

Pozor:

Nikdy nevystavujete pokladní doklady – nejste účetní jednotka a nevystavujete dohody o provedení práce – nejste zaměstnavatelé!

……Jaké kroky uděláte při finančním ukončení projektu?

Zašlete e-mailem na adresu asistentky programu oznámení o vyčerpání grantu a odešlete poštou všechny zbývající doklady spolu s vytištěným přehledem čerpání.

DŮLEŽITÉ BODY NA KONEC 

• NROS má právo Hlavního zástupce projektu kdykoli požádat o aktuální Přehled čerpání nadačního příspěvku.
• Povinnost Hlavního zástupce projektu je předložit aktuální Přehled čerpání do 10 pracovních dnů od vyžádání z NROS.
• NROS má právo po provedené kontrole požadovat doplnění či opravu Přehledu. To pro Hlavního zástupce projektu znamená povinnost na výzvu NROS k doplnění/opravě Přehledu čerpání reagovat nejpozději do 7 pracovních dnů po doručení této výzvy (e-mailem/telefonicky).
• Sankce - Pokud Hlavní zástupce projektu na požadavky NROS nereaguje, nebo nezasílá dokumenty včas, nebo je v nich zjevný nepořádek může NROS nevyplatit projektu 2. splátku nadačního příspěvku a dokonce může požadovat navrácení již vyplacených finančních prostředků.
• Je nutné, aby položky vykazované v Přehledu čerpání odpovídaly závaznému rozpočtu vašeho projektu, popřípadě jeho schváleným změnám, které má NROS k dispozici. Pokud tomu tak není, NROS nemusí uznat vámi zaslané účetní doklady. Z technických důvodů k neuznaným výdajům není možné doklady vracet! Proto mějte na paměti, jaké výdaje vykazujete v Přehledu a zda jsou v souladu se schváleným rozpočtem. Vyhnete se tak zbytečným komplikacím.

5. Závěrečná zpráva

Po ukončení realizace projektu je váš tým zastoupený Hlavním zástupcem projektu povinen poslat NROS Závěrečnou zprávu o projektu. Písemnou verzi Závěrečné zprávy s podpisy zasílejte poštou; tutéž verzi dokumentu pošlete i elektronicky na pripojse@nros.cz . Posledním termínem k odevzdání v 9. ročníku programu Make a Connection / Připoj se je 15.2.20101 Výjimky pro prodloužení tohoto termínu musí být předem písemně povoleny NROS.

K čemu je Závěrečná zpráva?

Zpráva dokládá účelné využití poskytnutého grantu. Na základě smlouvy musí obsahovat věcné a finanční vypořádání a vyúčtování prostředků poskytnutých z grantu.

Co musí Závěrečná zpráva obsahovat?

Aktuální formulář pro závěrečnou zprávu najdete nejpozději v prosinci 2010 na webových stránkách programu www.pripojse.cz. Závěrečná zpráva musí být podepsána minimálně třemi členy projektového týmu, zahrnující Hlavního zástupce projektu, tj.osobu zodpovědnou za grant a tzv. Vedlejšího zástupce projektu.

Povinné přílohy Závěrečné zprávy :

• Darovací smlouva mezi Hlavním zástupcem projektu, coby vlastníkem majetku nakoupeného z grantu, a obdarovaným (tj. neziskovou organizací, viz. VI/8)-šablona ke stažení na www.pripojse.cz
• Čestné prohlášení o spolupráci (s partnerem projektu-subjekt, který vám nějakým způsobem pomohl při realizaci projektu-poskytnutí pronájmu zdarma, darovaní finančního obnosu, služby či hmotné věci, poskytnutí poradenství…) (viz. Partnerství týmu s místními subjekty, viz. IX/26)
• Kopie různých smluv, které byly v rámci realizace projektu uzavřeny (pokud k uzavření nějaké smlouvy došlo) (viz. Partnerství týmu s místními subjekty, viz. IX/26)
• Schválený a podepsaný celkový přehled čerpání
• CD s fotodokumentací projektu (také video či audio, pokud je k dispozici)
• Veškeré propagační materiály, které v rámci realiza projektu vznikly a které jste NROS ještě nedodali (letáčky, plakátky, kopie článků v tisku…)

Co bude s vaší zprávou dál?

NROS zkontroluje správnost odevzdané Závěrečné zprávy. Zaměří se zejména na závěrečné vyúčtování! Nejpozději do 1 měsíce po obdržení Závěrečné zprávy zašle NROS e-mailem Hlavnímu zástupci projektového týmu své vyjádření. Je možné, že budete požádáni o doplnění Závěrečné zprávy.

6. Vrácení přebytku z grantu.

Po schválení Závěrečné zprávy je Hlavní zástupce projektu povinen odeslat zbývající finanční prostředky z grantu zpět na …

Toto je třeba udělat nejpozději do 14 dní po ukončení realizace Projektu. Samozřejmě pouze v případě, že jste nevyužili všechny přidělené prostředky!

Tip:

Náležitosti týkající se Závěrečné zprávy upravuje Smlouva o poskytnutí grantu. Informace o správném vyplnění formuláře Závěrečné zprávy získá i zástupce vašeho projektu na školení … a pokud opravdu nevíte jak na Závěrečnou zprávu, pište koordinátorce nebo asistentce programu!!!  

7. Majetek pořízený z grantu

Definice:

Majetek pořízený z nadačního příspěvku bude po dobu realizace projektu ve vlastnictví Hlavního zástupce projektu, který bude mít právo tento majetek užívat. V praxi to znamená, že za předměty nakoupené pro váš projekt ručí Hlavní zástupce projektu. Váš projektový tým má právo tento majetek využívat po dobu trvání projektu.

Co se stane s majetkem po ukončení projektu?

Vybraná nezisková organizace zajistí další využití majetku ve smyslu účelu programu Make a Connection – Připoj se. Nezisková organizace bude vybrána na základě dohody projektového týmu a NROS. Nedojde-li k dohodě, provede výběr neziskové organizace NROS.

Převod majetku musí být uskutečněn nejpozději do 14 dnů po ukončení realizace projektu.

Vlastník majetku (Hlavní zástupce projektu) předá majetek neziskové organizaci při podpisu Darovací smlouvy. Darovací smlouva bude vyhotovena ve 3 originálních vyhotoveních, z nichž jeden bude součástí Závěrečné zprávy o projektu. Šablona darovací smlouvy se všemi náležitostmi je k dispozici na www.pripojse.cz.

 [zpět]

VII. Propagace a komunikace o programu

Hlavní zástupce projektu se ve Smlouvě zavazuje, že využije každou možnost ke zveřejnění informací o svém projektu v tisku, televizi, rozhlase nebo na internetu. Tým je také povinen ve všech písemných materiálech a během akcí a jiných aktivit týkajících se projektu uvádět, že příslušná aktivita byla podpořena z programu Make a Connection – Připoj se, společného programu Nadace rozvoje občanské společnosti a společnosti Nokia.

Na školení zástupce projektu dostane od NROS k dispozici propagační banner s logem programu. Hlavní zástupce týmu je Smlouvou zavázán banner vystavit při každé větší akci realizované v rámci projektu.

Po ukončení projektu je banner nutné v nepoškozeném stavu vrátit NROS. Poslední možný termín předání banneru NROS je 28.2.2011.

Pozor:

Uvědomte si, že pravidla PR z velké části určuje dárce peněz, tj. Nokia a zprostředkovatel grantu, tj. NROS a IYF. Jste proto zavázáni pravidla plně respektovat a řídit se jimi! 

Komunikace NROS a projektových týmů navenek je totiž velmi důležitou součástí programu Make a Connection/Připoj se. Jde o veřejné šíření informací o programu a také o projektech. PR programu v ČR probíhá na národní a regionální úrovni.

Národní úroveň PR

Na propagaci a komunikaci o programu Make a Connection/Připoj se se na základě podkladů od jednotlivých týmů podílí NROS. V rámci PR na národní úrovni NROS zajišťuje především :

• organizaci tiskových konferencí
• tvorbu a distribuci tiskových zpráv a informací v médiích s národní působností
• tvorbu propagačních materiálů programu (plakáty, letáky, bannery)
• správu webových stránek programu
• koordinace výroby ostatních propagačních materiálů (video dokumentů apod.)
• celkové zajištění a koordinaci informační kampaně po vyhlášení výběrového řízení

Regionální úroveň PR

Na regionální úrovni NROS poskytuje pomoc projektovým týmům s propagací jejich aktivit a akcí (formou tiskových zpráv, informací zveřejněných na internetu, podpory akcí apod.). NROS očekává aktivitu týmů v oblasti PR vlastního projektu.

Tabulka harmonogramu PR v 8. ročníku

Pro vaše lepší porozumění problematice PR vám v Příručce předkládáme hlubší soupis témat, která k PR patří. Text můžete brát nejen jako závazný manuál, ale také jako inspiraci pro vaše vlastní PR aktivity.

 [zpět]

VIII. Školení

NROS pro Zástupce podpořených projektů organizuje školení šité na míru potřebám projektů. Poskytovatelem školení je Prázdninová škola Lipnice, Outward Bound ČR (www.psl.cz). Tým Make a Connection / Připoj se se však na části školení aktivně podílí.

Základní informace o školení:

KDO …

školení se musí zúčastnit Hlavní zástupce každého podpořeného projektu v regionu!!! Ve výjimečných případech může být Hlavní zástupce nahrazen jiným členem týmu.

Je nutné …

KDE …

školení probíhají v regionu, ve kterém projekt probíhá (podle NUTS 2) nebo, v případě spojení dvou regionů, v regionu sousedícím.

KDY …

školení probíhají postupně v období realizace projektů a to formou dvou víkendových soustředění (většinou pátek večer, sobota, neděle).

• první školící soustředění probíhá na začátku realizačního období projektů (červen/červenec 2010).

• druhé školení soustředění probíhá v druhé polovině realizačního období (říjen/listopad 2010).

JAK …

• školení je vedeno zejména formou neformálního zážitkového vzdělávání a je zaměřeno na klíčové dovednosti, tzv.life-skills, jejichž rozvoj je cílem programu. Jedná se zejména o dovednosti komunikace a týmové spolupráce, schopnost přispět širšímu okolí, projektové řízení, posílení kreativního myšlení, sebevědomí aj.

• součástí každého úvodního školení je blok vedený NROS (případně Absolventy Asistenty), jehož obsahem jsou praktické informace o realizaci projektu v rámci Make a Connection, důležité a zajímavé tipy.

• školení je dále zaměřeno na to, aby jeho účastníci byli schopni předat získané vědomosti dál (training of trainers) členům svých týmů aj. vrstevníkům. Tomu bude školení speciálně přizpůsobeno, účastníci dostanou mj. podklady pro další školení členů týmu.

Pozor!

Součástí Závěrečné zprávy projektu bude sekce, zjišťující návazné školící aktivity v týmu a vyhodnocující jejich účinnost!  

• výstupem ze školení je tištěný manuál, který zajistí Poskytovatel školení.

• účastníkům školení, kteří absolvují obě kola školení bude vystaven Certifikát o absolvování školení.

Tip:

Certifikát můžete v budoucnosti využít pro svá CV – oceníte jej při různých přijímacích řízeních (VŠ, zaměstnání atd.).

aby školení odpovídalo potřebám projektových týmů provádí NROS pravidelné hodnocení školení. Znamená to, že účastníci školení na závěr každého školícího víkendu vyplní pro NROS dotazník.

CO …

Hlavním programem druhého kola školení bude příprava tzv. Závěrečného setkání týmů v regionu. Účastníci školení budou v rámci školení plánovat projekt a jeho prezentaci. Více viz. Závěrečné setkání absolventů v regionu.

A navíc …

Všem účastníkům programu Make a Connection/Připoj se je navíc na www.pripojse.cz k dispozici Sborník studijních textů, který vznikal již v předchozích ročnících programu. Ve sborníku najdete jednotlivá témata ze školení, ale i témata, která na školení nemohou být pokryta do hloubky. Sborník tak slouží jako „příručka“ i pro ty, kteří školení neabsolvovali.

Tip:

Veškeré studijní texty programu jsou k dispozici na www.pripojse.cz

[zpět]

IX. Partnerství týmu s místními subjekty

Důležitou součástí projektu by měla být i vaše snaha o získání finančních prostředků také z dalších zdrojů než jen z programu Make a Connection/Připoj se. Je dobré, a NROS tuto cestu doporučuje, aby váš tým spolupracoval s regionálními podnikateli, neziskovými organizacemi nebo státní správou.

Máme na mysli rozvinutí dlouhodobější a hlubší regionální spolupráce mezi vámi a místními organizacemi. Při takové spolupráci, ale nemusí jít pouze o peníze. Často mají velkou hodnotu sdílené zkušenosti, získané rady, nové kontakty - prostě mentorství ze strany pracovníků organizací. Z vaší vzájemné spolupráce může mít prospěch celé okolí.

Je vhodné, aby tým s organizací, která ho podporuje, uzavřel jednoduchou smlouvu o spolupráci (čestné prohlášení o spolupráci). Vzor pro takovou smlouvu vám dodá NROS. Smlouva formálně dokládá fakt, že jste navázali partnerství se zvolenou organizací.

Kopii uzavřené smlouvy o spolupráci budete dokládat k Závěrečné zprávě o projektu.

[zpět]

X. Absolventi programu

Definice:

• Závěrečná setkání absolventů ročníku v regionu

Pro NROS je důležité s absolventy programu Make a Connection/Připoj se pracovat i po skončení jejich projektových aktivit. Týmy za podpory NROS či lokálních partnerů v regionech organizují slavnostní závěrečná setkání absolventů. Tato setkání proběhnou v 9. ročníku programu v únoru-březnu 2011.

Setkání všech absolventů programu v regionu jsou speciální slavnostní událostí. Absolventi mají možnost na slavnost poznat i své projektové partnery (tj. zástupce organizací, které projektu pomáhaly).

Na organizaci Závěrečného setkání se podílí také zástupci týmů v regionu. Plánování tohoto setkání a příprava prezentace vlastních projektů je hlavní náplní 2. kola školení.

Účelem slavnostního setkání je:

• závěrečná prezentace a zhodnocení zrealizovaných projektů
• další propojení absolventů daného ročníku na regionální úrovni
• možnost navázání užších kontaktů s místními zainteresovanými subjekty a posílení udržitelnosti projektů v místě
• prezentace dalších možných absolventských aktivit

• Asistenti Absolventi

Asistenti Absolventi úspěšně zrealizovali v rámci programu Make a Connection minimálně jeden projekt. Rozhodli se s námi spolupracovat i po ukončení projektu. Absolvovali jednodenní školení zaměřené na monitoring projektů. Právě při provádění monitoringů mají nezastupitelnou funkci a jsou to právě naši Absolventi, kteří k vám přijedou na akci. Jejich hlavním posláním není pouhá kontrola, také se na ně můžete obrátit s případnými dotazy, pomohou Vám s účetnictvím nebo povzbudí ve vaší činnosti.

Posláním Asistentů je

• podpora nových účastníků programu prostřednictvím konzultací
• účast na školeních nových účastníků
• účast na závěrečných setkáních v regionech
• účasti v hodnotících komisích dalších ročníků Make a Connection / Připoj se apod.
• zprostředkovat svým členům práci pro NROS jako Absolvent Asistent

I vy budete mít možnost po zakončení vašeho projektu se k nám přidat a spolupracovat s námi!

• Klub Alumnik

Definice:

Klub Alumnik je neformální a nezávislé sdružení, které svou činnost konzultuje s Manažerem programu Make a Connection/ Připoj se. V kompetenci NROS je minimálně jednou ročně svolat a zorganizovat národní setkání členů klubu.

Klub Alumnik je otevřen všem absolventům programu, kteří mají zájem se dále podílet na rozvoji programu a zároveň pracovat na vlastních projektech. Důležité je zaměření klubu na rozvoj vlastních aktivit a projektů – především na národní a mezinárodní úrovni.

 [zpět]

XI. Přílohy

PR Make a Connection

Vizuální stránka programu Make a Connection – stručný grafický manuál

Tento text je závazný pro propagaci programu Make a Connection/Připoj se. V případě nejasností je třeba předem kontaktovat NROS!!!

Komunikace o programu – mladé projektové týmy

• Prezentace podpory Make a Connection, NROS a Nokia

• Hlavní zástupce vašeho projektu ručí za to, že budete ve všech písemných materiálech, vystoupeních a jiných aktivitách, které se týkají projektu uvádět, že váš projekt byl „podpořen z programu Make a Connection/Připoj se“.

• Využijte každou možnost ke zveřejnění informací o podporovaném projektu v tisku, televizi, rozhlase nebo na internetu. Nikdy nezapomeňte poukázat na podporu z „programu Make a Connection/Připoj se, který je společným programem Nadace rozvoje občanské společnosti a společnosti Nokia“.

Banner Make a Connection/Připoj se

• Při veřejných akcích v rámci realizace projektu vždy na viditelné místo vyvěste banner Make a Connetion, který je Hlavnímu zástupci projektu zapůjčen NROS po dobu realizace projektu

Logo Make a Connection/Připoj se

• Na všech materiálech týkajících se projektu a vybavení (pokud to jeho povaha umožňuje) pořízeného z grantu musíte používat logo programu Make a Connection, které obdržíte v NROS. Pravidla pro užití log jsou zmíněna dále ( viz. 1.1.3.).

Pomoc NROS

• Při propagaci a komunikaci svého projektu můžete využít pomoci NROS.

Komunikace projektů

• Ve třetí fázi programu, tj. při samotné realizaci projektu, je důležité, abyste informace o svých projektech průběžně sdíleli na komunitních webech (např. Facebook- Připoj Se, pripojse@nros.cz, www.ovi.com, která je v současné době vyvíjena společností Nokia ). Komunitní weby umožňují jednotlivým projektovým týmům sdílet informace o průběhu projektů (fotografie, videozáznamy aj.). Zároveň jsou otevřeny široké veřejnosti. Navíc NROS může průběžně zajišťovat propojení Vašeho webu a www.pripojse.cz v konkrétních projektových prezentacích.

• Skrze web můžete tedy efektivně sdílet informace o svých projektech a vzájemně spolupracovat.

Fotografická dokumentace

• NROS vám doporučuje věnovat pozornost kvalitní dokumentaci projektů, ať už fotografické nebo video dokumentaci. Materiály budou dále využívány vaším projektovým týmem, ale i NROS. Jde nejen o prezentaci vašeho projektu, ale také celého programu. Foto a video dokumentace se přikládá k Závěrečné zprávě.

Formy propagace programu Make a Connection/Připoj se

• Plakáty a letáky

Plakáty a letáky se vztahují ke kampani výběrového řízení (únor-březen) a jsou jedním z hlavních komunikačních nástrojů programu. Jejich výrobu (grafický design, tisk) zajišťuje NROS. Distribuci letáků i plakátů v regionech zajišťují např. partnerské neziskové organizace, na národní úrovni NROS.

• Bannery

Výrobu bannerů zajišťuje NROS. Vystavení bannerů na internetu podle svých možností zajišťují partnerské neziskové organizace, NROS projektové týmy na svých webech aj. spolupracující subjekty.

• Hlavičkové papíry

NROS používá pro korespondenci spojenou s programem Make a Connection hlavičkové papíry s logy programu. Projektové týmy nemají povinnost disponovat hlavičkovým papírem.

• Elektronická prezentace programu (PPT)

V případě, že připravujete prezentaci projektu v programu MS Power Point, NROS doporučuje použít jednotnou šablonu programu, která je k dispozici v NROS.

• Společné webové stránky – www.pripojse.cz

Správu webových stránek www.pripojse.cz zajišťuje NROS. Je nutné v datu určeném smlouvou zasílat informační podklady z projektů NROS na e-mail pripojse@nros.cz , tak aby vaše zprávy mohly být na web společně a včas vyvěšeny.

• Propagační předměty

V rámci programu Make a Connection jsou k dispozici nejrůznější propagační předměty. Propagační předměty jsou určeny pro speciální příležitosti (tiskové konference apod.) a jejich distribuci zajišťuje NROS.

• Loga programu

S programem Make a Connection/Připoj se jsou spojena následující loga:

logo programu Make a Connection

logo NROS

logo NOKIA

logo IYF

loga regionálních partnerských organizací

Všechna níže popsaná loga jsou k dispozici na www.pripojse.cz . (http://www.pripojse.cz/projekty/loga-programu-ke-stazeni/)

Veškeré použití jakéhokoli loga je nutné konzultovat s Manažerkou programu Make a Connection!

• Logo programu Make a Connection

Obecně platí, že přednost před veškerými ostatními logy má logo programu Make a Connection, které by se mělo objevit na veškerých materiálech spojených s programem, ať už je jejich původcem NROS, nebo váš projektový tým.

Při použití loga programu pro vaše vlastní propagační a jiné materiály (tj. ty, které oficiálně nevydala NROS) je třeba jeho použití vždy předem konzultovat s NROS, tj. s Manažerkou programu.

•  Logo NOKIA
  

Logo NOKIA NESMÍ použít NROS ani projektové týmy bez předchozího a výslovného schválení společností NOKIA!

Pokud chce některý ze subjektů logo použít, musí vstoupit do kontaktu s NROS, která NOKIA zažádá o schválení.

Zároveň platí, že v případě použití loga NOKIA v souvislosti s programem Make a Connection je zapotřebí použít také logo:

NROS – v případě komunikace na regionální a národní úrovni

IYF – v případě komunikace na mezinárodní případně národní úrovni

• Logo NROS - Nadace rozvoje občanské společnosti
  

Také logo NROS nesmíte použít bez vědomí NROS. Veškeré propagační materiály v nichž chcete použít logo NROS, musí být NROS předem výslovně schváleny!

Zároveň platí, že v případě použití loga NROS v souvislosti s programem Make a Connection je zapotřebí ve správném pořadí použít také logo NOKIA.

• Logo IYF
  

Ani logo IYF nesmíte použít bez vědomí IYF. Pokud chcete logo použít, musíte kontaktovat NROS, který IYF zažádá o schválení.

Logo IYF by mělo být používáno především pro komunikaci programu na národní a mezinárodní úrovni. Zároveň platí, že v případě použití loga IYF v souvislosti s programem Make a Connection je zapotřebí ve správném pořadí použít také logo:

NOKIA – v případě komunikace na mezinárodní, případně národní úrovni

NROS a NOKIA – v případě komunikace na národní úrovni

• Loga jiných partnerských organizací
  

Použití log jiných partnerských organizací je v kompetenci NROS. Loga jsou publikována především prostřednictvím www.pripojse.cz a ucelenějších tiskových materiálů (brožurky, výroční zprávy apod.). V případě použití loga v souvislosti s programem Make a Connection/Připoj se ovšem platí, že je nutné použít také logo NROS (a NOKIA) a to ve správném pořadí.

• Tiskové konference

Hlavní tiskové konference programu (leden – vyhlášení; červen– vítězné projekty) připravuje NROS. Pokud se rozhodnete pořádat tiskovou konferenci o vašem projektu, můžete NROS požádat o konzultaci a podporu.

•  Jak psát tiskové zprávy

Tisková zpráva je písemné sdělení obsahující novou informaci, které rozesíláme médiím. Tisková zpráva by měla vždy obsahovat alespoň jednu novou zprávu či informaci a musí být zakotvena ke dni, kdy ji posíláme.

Co má TZ obsahovat?

• Titulek - Je jednou z nejdůležitějších částí naší tiskové zprávy. Měl by být krátký, výstižný a pokud možno obsahovat sloveso. Dejme si vždy práci vymyslet takový titulek, který vystihuje obsah i smysl celé tiskové zprávy.

• Hlavička - Název organizace, příp. logo, kontaktní údaje (adresa, telefon, e-mail, internetové stránky).

• Tzv. domicil - Je to uvedení data a místa vydání na začátku prvního odstavce.

• Text zprávy - Každá tisková zpráva (stejně jako každá novinářská zpráva) by měla obsahovat základní Co? Kdo? Kdy? Kde? a Proč? a někdy také Jak?. Odpovědi na všechny tyto otázky by měly být obsaženy hned v prvním odstavci tiskové zprávy. První odstavec by měl obsahovat to nejdůležitější sdělení, a to pokud možno v ucelené formě. Druhý a další odstavce mohou pak také obsahovat hodnotící soudy. Ty je nejlépe vkládat jako přímou řeč do úst jednotlivým členům vaší organizace, případně osobám, s nimiž na tématu spolupracujete.

• Kontakt - V tiskové zprávě nesmí nikdy chybět fungující spojení na kontaktní osobu - především mobil a e-mail. Dává se na konec tiskové zprávy, někdy také do hlavičky.

• Poznámky, přílohy - Jako přílohu můžeme k tiskové zprávě přidat číslované odkazy, eventuelně vysvětlivky. Používají se tehdy, pokud chceme něco blíže či podrobněji vysvětlit ale do textu se to již nevejde.

• Externí zdroje informací - vždy uvádějme přesný odkaz, podle kterého půjde zdroj dohledat a/nebo funkční odkaz na internet.

• Stručná informace o vaší organizaci - Pod kontaktní údaje resp. jako jednu z poznámek můžeme připojit krátký odstavec o vaší organizaci (resp. organizacích, které zprávu vydávají).

Ideální délka tiskové zprávy je asi 5 odstavců, tedy zhruba jedna stránka A4 standardního textu.

Chcete-li se dozvědět více, zapátrejte např. na následujících webových stránkách:

http://press-servis.ecn.cz/manual/tiskova-zprava-tiskove-oznameni/

http://www.mpsv.cz/files/clanky/4177/jak_psat_TZ.pdf

http://www.beze-slova.cz/magazin/jak-psat-tiskovou-zpravu/

http://krizovatka.skaut.cz/propagace/prace-s-medii/jak-psat-tiskovou-zpravu/