Vaše otázky a naše odpovědi

Smlouva

PR

Tabulka akcí projektů a tabulka čerpání nadačního příspěvku

Finanční vedení projektu

Školení

Smlouva

Neznám číslo, které jste přidělili našemu projektu.

Číslo projektu je číslo, které nese Vaše smlouva. Pokud jste ještě neobdrželi smlouvu, tak jste ho zatím neměli kde zjistit:-) Napoprvé bychom číslo doplnili za vás. Až ho zjistíte, zapamatujte si ho (nejlépeJ) a spolu s názvem projektu ho používejte při veškeré komunikaci s námi.

Chtěl bych vás poprosit o vysvětlení zkratek: OS+ SM, SV, PSČ+ JZ, JV, SZ.

Tyto zkratky označují jednotlivé regiony (př.: SZ-severozápad, SM-střední Morava,...). Vysvětleny jsou na zadní straně formuláře, na kterém jste podávali žádost o grant. Více informací najdete také v průvodní příručce na webu (doporučuji její prostudování :-).

Chtěl bych se zeptat, kdy se bude podepisovat smlouva o převzetí grantu a kdy dojde k převedení financí na náš účet?

Smlouva Vám bude zaslána k podpisu hned, jak dodáte potřebné údaje: vaše jméno, adresa, email, telefon, číslo občanského průkazu, rodné číslo, číslo účtu vedeného na Vaše jméno, na který mají být převedeny peníze, kód banky a název banky, kopie Vašeho OP a případný přepracovaný rozpočet - pokud jste ho měli na doporučení komise přepracovat. Hned jak obdržíme všechny potřebné informace, dva výtisky smlouvy Vám odešleme k podpisu. Vy smlouvu zkontrolujete, pokud bude vše v pořádku, jeden výtisk nám odešlete zpět na adresu NROS. Jakmile dostaneme od Vás podepsanou smlouvu, dáme příkaz k úhradě první časti grantu. Peníze na Vás účet přijdou do 14 dnů.

V propozicích byl termín "začátek září". Ptám se kvůli tomu, že 12.9. až 17.9. budu mimo republiku. Pokud by se jednalo o tento termín, musel by smlouvu podepsat můj zástupce.

Smlouvu musí podepsat Hlavní zástupce projektu, podpis vedlejšího zástupce není možný.

Co je "Příloha 1", na kterou odkazuje smlouva, která přišla ve dvou exemplářích s průvodním listem poštou?

Příloha 1 je text vašeho projektu, který jste sepsali do formuláře, když jste žádali o nadační příspěvek. Se smlouvou jsme ho neposílali, my ho tu máme založený. Předpokládám, že i vám je obsah Přílohy 1 dobře známý! Text projektu je pro realizaci závazný.

Smlouvu (2 exempláře) jsme již obdrželi a obratem Vám zaslali zpět. Došlo však ke změně účtu. Co máme dělat?

Údaje ve smlouvě jsou pro nás i pro vás závazné. Peníze budou odeslány na účet, který je ve smlouvě. Pokud si přejete číslo účtu změnit, musíte sepsat dodatek ke smlouvě. Ten bude obsahovat všechny údaje, tak jak jsou ve smlouvě (číslo smlouvy, název projektu, jméno hl. zástupce, adresa, tel, č. OP, rodné č...). Dále v něm naformulujte text, že měníte číslo účtu (uveďte původní č.ú.) za nové (uveďte nové č.ú.). Dodatek ve dvou exemplářích podepište a pošlete nám ho.

Změnil jsem si číslo účtu. Údaje o účtu jsou na první stránce smlouvy. Podepsaná je až poslední stránka. Nešla by pouze opravit číslo účtu na 1. stránce, vytisknout první list a vyměnit u stávající smlouvy?

Takto bohužel situaci řešit nelze. Smlouva je závazný dokument, takový způsob manipulace bohužel možný není. Vyřešit by se to dalo ještě Vaší osobní návštěvou u nás v NROS. Smlouvu bychom předělali společně a vyhnuli se tak případným nejasnostem či nedorozuměním. Pokud sem však nemůžete přijet, napište prosím dodatek.

Mám poslat jen upravený rozpočet a nebo celý nový projekt viz výtka k min. počtu představení atd. Také se chci zeptat, jestli v rozpočtu mohu poupravit některé položky proti původním.

Ke Smlouvě zašlete jen upravený rozpočet. Váš rozpočet byl komisí krácen položkově, tj. vyškrtněte cestovní náklady. Ostatní položky v rozpočtu by měly zůstat, tak jak jsou. Pokud chcete drobné změny, udělejte návrh a pošlete mi ho ke konzultaci. Odepíšu vám, co s tím - záleží na rozsahu změn.

PR

Dnes dorazila plachta. Tu si máme nechat po celou dobu trvání programu, nebo se bude po jednotlivých akcích vracet?

Plachtu budete vracet až po ukončení programu. Nyní ji používejte kde to jen jde - a dokumentujte to. Dokumentaci budete potřebovat např. v závěrečné zprávě.

Tabulka akcí projektů a tabulka čerpání nadačního příspěvku

Mám na Vás dotaz ohledně přehledu akcí. V pravidlech je napsáno, že přehled se posílá ke 20. dni každého měsíce. Zasílá se však ke dvacátému měsíce, kdy probíhá akce (v našem případě 20. října) nebo ke 20 měsíce předchozího (pro nás tedy v září)? Děkuji Vám za odpověď.

Přehledy akcí zasíláte proto, abychom o nich věděli dopředu a mohli o nich poslat zprávu dál. Proto bude dobré, když 20.10. napíšete již do zprávy v září.

Co vyplnit do posledního sloupce "poznámky a další důležité informace"?

Do kolonky poznámek se píší informace, které jsou nad rámec ostatních kolonek. Pokud máte potřebu k akci sdělit něco navíc. Berte v úvahu, že to co napíšete budeme dále zveřejňovat - promo pro vás.

Mohla byste mi prosím vysvětlit jak a kdy mám vyplnit tabulku Přehled akcí týmu? Mám vám tabulku zasílat měsíčně až do konečného exhibičního utkání, kterým celá akce končí .... mám vám také zasílat např. září .... nákup interkrosek atd?

Pište nám o akcích, které jsou něčím významné - jde o to pozvat i ostatní nebo se přijet za vámi podívat. Jít s vámi na nákup nemá cenu :-) (i když věřím, že by to mohla být zábava). Pokud se další měsíc u vás "nic" neděje, odkliknete tuto možnost na internetovém účtu.

Je třeba v tabulce Přehled akcí projektů zmiňovat také plánované srazy týmu a jednotlivé kroky naší práce (oslovení externistu a škol) či pouze velké akce pro veřejnost?

Do Přehledu plánovaných akcí píšete jak akce pro veřejnost, tak i akce, na kterých se sejde tým (schůzky...) čí konkrétní akce zaměřené na vaši cílovou skupinu. Ostatní akce typu nákup, oslovení atd. psát nemusíte.

Finanční vedení projektu

Ráda bych se zeptala, jak je to s tím vlastním účtem, peníze musí jít na účet hlavního zástupce, pokud účet nemám, jak se to provede? Díky za odpověď.

Je nutné, aby hlavní zástupce projektu měl vlastní účet vedený na jeho jméno. Pokud ho nemá, doporučujeme, aby si ho založil! Nám pak pošle číslo a název banky. Na smlouvě bude jeho jméno a pouze on je za peníze právně odpovědný!!!

Plánujeme uspořádat naší akci dne 27.9. Předem ale potřebujeme nakoupit určité sportovní nářadí, ceny pro soutěžící apod. Budou nám tedy finanční prostředky poskytnuty dopředu, v dostatečném předstihu před konáním akce?

Finanční prostředky budou na Váš účet převedeny až po podpisu smlouvy. Pokud akce hoří, předfinancujte ji z vlastních zdrojů. Nezapomeňte si pečlivě uschovat všechny účtenky, které budete chtít v rámci grantu proplatit!!!

Pokud by náhodou došlo k nákupu některé z potřebných věcí na fakturu, má být tato faktura vystavena na mé jméno (hlavního zástupce projektu) nebo případně může být vystavena na jméno jiného člena skupiny?

Faktura musí být vystavena na jméno hlavního zástupce projektu. Pokud bude platba bezhotovostní, musí jít z účtu, který uvádíte do smlouvy. Berte v úvahu, že originály veškerých platebních dokladů budete zasílat na NROS (dělejte si kopie, kdyby došlo ke ztrátě) - info o vašich povinnostech jsou na webu a ve Smlouvě.

Jakým způsobem probíhá proplácení? Až zpětně na základě paragonů?

Po podpisu smlouvy vám zašleme na účet prvních 80% grantu. Zbylých 20% vám pošleme až po vyčerpání celé přidělené částky a splnění všech povinností. Projekt si tak musíte částečně předfinancovat.

Co se stane s penězi, které nevyčerpáme?

Pokud peníze nevyčerpáte, pošlete je po skončení projektu zpět na účet NROS (viz. Příručka).

Chtěla bych se zeptat, jak máme vyúčtovat webdesign, když nám stránky dělali kluci, kteří nejsou profesionálové. Stačí výdajový doklad na konkrétní jméno nebo s nimi máme sepsat Dohodu o provedení práce?

Dohodu o provedení práce podepisovat nemůžete, neboť nejste zaměstnavatel. Jako fyzická osoba-občan nevystavuje ani pokladní doklady.

Možné je podepsat smlouvu o dílo podle občanského zákoníku (§631 a dál), na jedné straně bude zhotovitel díla (jméno a příjmení, bytem…) a na straně druhé je objednatel - paní …………(Hl. zástupce projektu) jako kontaktní osoba projektu MaC, číslo smlouvy, bytem… Smlouva by měla být úplně jednoduchá - ať v ní je nadefinováno vytvoření díla, kterým je např. webdesign, nějaký popis, rozsah, cena (odměna), doba jeho zhotovení, způsob úhrady. Po ukončení díla Hlavní zástupce projektu vystaví "Potvrzení o předání a převzetí odměny za zhotovení díla" (na dokumentu bude podpis a datum za zhotovitele díla, že předal dílo ve stanoveném rozsahu a převzal odměnu a datum a podpis Hl. zástupce, že převzal dílo a předal odměnu v hotovosti).

Mohla byste mi prosím poradit jak se vyúčtovávají "cesťáky"? Co je k tomu potřeba zapsat??

Vyúčtování cesťáků je trošku problematické. V podstatě je to tak, že používání auta je dovoleno jen v případě, kdy je to nezbytné. Tedy na převoz těžkých věcí apod. Přednostně byste měli použít MHD, autobusy či vlaky a to pak doložit jízdenkou. Pokud však auto při realizaci projektu použijete a máte na to peníze v rozpočtu, musíte vyplnit Smlouvu o poskytnutí služby (ke stažení na našich stránkách).

Je nezbytné mít na paragonu razítko? Ve výčtu požadavků (v prováděcí příručce) není razítko uvedeno -- jsou tam pouze jednotlivé položky a datum. Ve výčtu dále chybí podpis. Máme tedy doklady bez razítek a podpisů, je to v pořádku?

Účtenka musí obsahovat razítko, pokud sama o sobě nenese v hlavičce dokladu informaci o prodejci (př. v supermarketech tato informace na účtech většinou je). Důležité také je, aby na účtu byly jednotlivé položky vypsány. Pro nás je zásadní informace kdy, kde, co a za kolik jste nakoupily.

Po ukončení projektu bude .. majetek převeden na .. neziskovou organizaci ..vybranou na základě dohody smluvních stran.." Může být v našem případě takovou neziskovou organizací CPO Římskokatolická farnost Olešnice (chápu-li správně kategorizaci neziskových organizací a účel programu MaC)?

Pokud doložíte, že fara využije projektor ve smyslu vašeho projektu a že bude i nadále otevřená širší veřejnosti, neměl by to být problém. Až to bude aktuální, prodiskutujeme za jakých okolností by k převodu došlo.

Školení

Chtěl jsem se jen zeptat, co se týče toho školení, je možné, aby se školení zúčastnili dva nebo tři členové týmu?

Moc mě těší zájem vašeho týmu o školení :-) Bohužel z kapacitních důvodů je možné nabídnout školení pouze jednomu členu týmu - preferujeme Hlavního zástupce týmu.V každém případě, manuály budou k dispozici všem a účastník školení bude dál předávat získané poznatky týmu (a psát o tom do Závěrečné zprávy :-)).

Chtěl jsem se zeptat, zda je důležité, zúčastnit se všech školení. Vyhovoval by nám první termín.

Určitě je nutné, aby jeden z vás prošel obě školení - navazují na sebe a také na nich budete budovat vztahy s týmy z vaší oblasti tak, aby jste se mohli vzájemně podporovat. Navíc školení, které vám nabízíme je na vysoké úrovni. Firma, která jej poskytuje, školí top manažery v ČR. Mám za to, že je škoda toto nechat ležet - pokud by jste si měl kurz platit sám, byl by jste lehčí o pár tisíc. Certifikát, který účastník získá, určitě nebude jen cár papíru .-)

Chtěla bych se zeptat, jestli by bylo možné, abych jako vedoucí týmu z oblasti SV se mohla zúčastnit jiného školení.

Jde také o to, aby jste se seznámili s týmy z vašeho regionu. Pokud opravdu nemůžete jet, bylo by lépe, kdyby jel váš zástupce či nějaký další člen týmu.

Píšete obě školení, ale v emailu jsou celkem čtyři OS a Sm, Sv, Psč a Jz a Jv, no a pak Sz.

Pojedete pouze na školení, které se týká vaší oblasti - tj. PSČ+JZ (Praha, stř. Čechy a jihozápad jsou spojené) viz Průvodní Příručka na webu. Školení je dvoukolové, druhé kolo proběhne v únoru příštího roku. Přesné termíny ještě nejsou známy. 

Nejsem si jistá, jestli jsem termíny dobře pochopila... je jich pět a jeden z nich si vyberu?

Termínů je pět - pro každý region jeden víkend. Podle svého regionu si vyberete školení. Svůj region poznáte podle posledních dvou písmen v čísle Vaší smlouvy. Toto číslo je zároveň číslem Vašeho projektu. 

Mám menší problém s termínem školení. Celý tým bude na soustředění, vracíme se až v sobotu ráno. Bylo by možné se k ostatním připojit během sobotního dopoledne?

Pokud není jiné řešení, samozřejmě to možné je. Zvažte to však dobře. Školení, které pro Vás připravujeme, je na velmi dobré úrovni. Bude probíhat zážitkovou formou (hry, diskuse...). Vést ho bude organizace, která se specializuje na tento druh školení pro top manažery v ČR (http://www.ceskacesta.cz/). V závěru dostanete také certifikát o absolvování školení. Pokud se připojíte později, budete znevýhodněna, ostatní účastníci školení se již tou dobou budou znát.